Perniagaan yang mengautomasikan bahagian aliran kerja mereka akan menjimatkan wang dan meningkatkan produktiviti, tapi untuk berbuat demikian memerlukan perancangan yang teliti.
Jika kita tidak menjalankan penyelidikan yang diperlukan ke dalam proses dan keperluan sedia ada, automasi mungkin menimbulkan lebih banyak masalah daripada penyelesaian.
Berikut ini adalah 16 langkah penting apabila kita mengambil keputusan untuk mengautomasikan proses perniagaan kita.
Tima Miroshnichenko / Imej Pexels
1. Tetapkan Kejayaan Sebelum Bermula
Mengautomasikan aliran kerja adalah penting untuk membolehkan produk dan perkhidmatan dipertingkatkan, namun untuk melakukannya dalam cara yang mampan memerlukan perancangan yang teliti.
Menghabiskan masa untuk masa depan dalam menentukan kejayaan adalah penting untuk keuntungan jangka panjang.
Semasa merancang, elakkan keinginan untuk menyimpang kepada halangan-halangan yang menjauhkan atau menyelesaikan cabaran yang tidak berkaitan; sebaliknya, kekal fokus pada aspek-aspek yang penting untuk kejayaan kita.
2. Memastikan Pekerja Menyedari Visi dan Matlamat Syarikat
Pekerja mesti sedar tentang matlamat strategik dan visi syarikat.
Pekerja hanya akan dapat membuat keputusan berasas dan bijak tentang mengautomasikan dan mensistemkan aliran kerja jika mereka mengetahui Visi dan Misi Syarikat.
Keserasian kepimpinan dan pasukan dalam perniagaan akan menentukan kejayaan bagi sebarang transformasi teknologi.
3. Libatkan Pasukan Dalam Perancangan
Kunci untuk mengautomasikan proses sedia ada ialah melibatkan pasukan kita dalam peringkat perancangan.
Manfaatkan pangkalan pengetahuan sedia ada, dan percaya serta galakkan pasukan kita untuk mengambil bahagian.
Orang yang melakukan kerja itu selalunya yang paling layak untuk memberitahu kita cara menjadikan proses itu lebih cekap dan produktif.
4. Buat Pelan Strategik Komprehensif
Automasi adalah satu bentuk perubahan perniagaan.
Untuk mencapai kejayaan muktamad, langkah pertama hendaklah mengikut metodologi DevOps dengan menubuhkan jawatankuasa projek dan mencipta pelan strategik yang lengkap.
Mula-mula, kenal pasti matlamat projek dan kemudian reka proses pelaksanaan automasi.
Proses itu harus termasuk menganalisis proses sedia ada, melihat pelbagai kos dan penyelesaian, mencipta rancangan projek, mewujudkan pengurusan peralihan dan mengukur keputusan.
5. Pertimbangkan di mana ROI boleh dicapai secara maksimum
Pertimbangkan nilai dan kualiti mengautomasikan proses tertentu.
Sebagai contoh, tugasan yang cepat dan mudah mungkin tidak menjimatkan masa atau wang yang mencukupi untuk mewajarkan perbelanjaan mengautomasikannya jika dibandingkan dengan tugas yang rumit dan memakan masa.
Sebaliknya, tugasan berfrekuensi tinggi walaupun kecil mungkin memberikan pulangan yang lebih tinggi untuk pelaburan kita berbanding tugasan yang memakan masa yang hanya perlu dilakukan sekali setahun.
6. Tentukan di mana Automasi boleh memberi impak paling besar
Ukur kesan keseluruhan automasi yang dicadangkan dahulu, kemudian utamakan perkara yang hendak diautomatikkan.
Sebagai contoh, permintaan untuk Windows Autopilot dan Intune meningkat semasa pandemik kerana syarikat mendapati mereka boleh mengautomasikan peruntukan tetapan syarikat, pemacu kongsi, perisian VPN, pilihan profil pengguna dan banyak lagi.
Ini membolehkan mereka menghantar peralatan terus kepada pengguna tanpa perlu pergi ke HQ terlebih dahulu.
7. Dokumentasikan Keadaan Proses Semasa
Langkah pertama dalam mengautomasikan proses perniagaan untuk mana-mana organisasi adalah untuk membangunkan pemahaman proses keadaan semasa dan mendokumentasikan keadaan “sebagaimana adanya” , bersama-sama dengan penjajaran pada keadaan masa hadapan.
Organisasi sering melompat terus ke dalam pendigitalan tanpa memahami kesesakan sedia ada mereka dan membina visi untuk masa depan yang diselaraskan oleh semua pihak berkepentingan.
8. Kenali Titik Sakit Ahli Pasukan
Sebelum meluangkan satu saat memikirkan tentang teknologi dan alatan, duduk dan luangkan masa bersama pasukan yang berkaitan dalam organisasi kita untuk memahami titik penting dalam kerja seharian mereka.
Sebaik sahaja kita memahaminya, lihat bagaimana automasi boleh membantu.
Automasi untuk kepentingan automasi tidak menyelesaikan apa-apa dan terlalu banyak projek teknologi gagal kerana ia tidak menumpukan pada nilai atau kualiti.
Baca juga: 32 Tips untuk Konsisten Sepanjang Tahun
9. Cipta Bukti Konsep Dengan Mengautomasikan Proses Mudah
Kenal pasti proses yang boleh diautomatikkan dengan cepat dan boleh menunjukkan nilai yang munasabah (dari segi penjimatan masa atau kos) sebagai bukti konsep.
Gunakan Proof of concept (POC), kemudian jalankan analisis impak perniagaan untuk semua proses syarikat untuk menentukan susunan keutamaan untuk automasi proses dan nilai kuantiti keseluruhan.
Bangunkan ROI untuk kes perniagaan, termasuk pelan berperingkat.
10. Simpan Matlamat Akhir Perkhidmatan Pelanggan yang Lebih Baik dalam Fikiran
Mulakan dengan bekerja ke belakang untuk memastikan bahawa apa sahaja yang kita automasikan dapat membantu pelanggan akhir kita.
Sering berlaku, hasil perniagaan hilang dalam proses memetakan langkah manual, menilai alat untuk penyelarasan dan sebagainya.
Langkah pertama ke arah automasi terbaik ialah mengingati matlamat akhir.
11. Gunakan Rangka Kerja Pemikiran Reka Bentuk
Adalah penting untuk mengikuti rangka kerja pemikiran reka bentuk atau Design-Thinking Framework yang membantu kita mempertimbangkan semua pihak yang terlibat.
12. Fokus untuk Mencipta Pengalaman Pengguna yang Lebih Baik
Selalunya, membuat keputusan tentang automasi tertumpu pada pengurangan kos dengan mengeluarkan manusia daripada persamaan.
Sebaliknya, ia sepatutnya mengenai cara mencipta pengalaman manusia yang lebih baik.
Langkah pertama dalam pengautomasian ialah meletakkan pengguna sebagai yang utama ketika membuat keputusan.
Ini dapat memanfaat kita dan pelanggan, kerana matlamatnya ialah pengalaman pelanggan yang lebih baik, yang kemudian memacu produktiviti, penjimatan kos dan pertumbuhan perniagaan.
13. Melabur untuk “Shift Left Testing”
Shift Left Testing adalah sebuah proses dimana tahap testing sudah dimulai dari awal software development.
Dengan melakukan testing yang kerap dari awal, maka sesebuah projek dapat mengurangkan jumlah bugs dengan cepat dan menaikan kualiti produk akhir.
Jadi dengan ujian di fasa awal, kita dapat mencegah adanya potensi bugs yang muncul saat mulai memasukan kodnya di software yang memerlukan kod patching.
Patching adalah nama lain untuk “Revisi” sebuah kod di dalam software.
85% Bugs itu boleh ditemukan ketika dalam fasa coding.
Jika kita test dari awal lagi, setiap kod di uji, maka akan mengurangi kesan error di akhir-akhir penghasilan produk.
14. Memastikan Terdapat Sumber Mencukupi Untuk Penyelesaian AI
Artificial Intelligent semakin memainkan peranan penting dalam automasi.
Walaupun perniagaan menyedari manfaatnya, mereka sering kurang kesedaran tentang perancangan yang terlibat untuk mengelakkan hasil dengan ROI yang rendah dan kos pelaksanaan yang tinggi.
Menilai kerumitan tugas, ketersediaan data untuk membangunkan automasi AI dan sumber yang diperlukan untuk mengekalkan dan mengembangkannya adalah langkah pertama yang kritikal.
15. Pilih Platform Automasi yang Mudah Digunakan
Dicadangkan agar organisasi yang ingin melaksanakan automasi (atau automasi proses robotik) bermula dengan menilai aliran kerja dalaman biasa mereka, mengenal pasti proses yang memakan banyak masa daripada buruh manual dan memilih salah satu daripadanya untuk ditangani terlebih dahulu.
Memilih platform automasi yang mudah digunakan, difahami dan diselenggara (seperti Power Automate) juga penting.
16. Pastikan Pasukan Memahami Cara Menggunakan Alat Baru
Adalah penting untuk memahami terlebih dahulu apa yang akan dicapai oleh automasi, tempat yang paling penting dan siapa yang akan menerima impaknya.
Dari segi pengalaman pelanggan, automasi boleh meningkatkan produktiviti, jadi adalah penting untuk menyediakan latihan untuk pasukan agar mereka tahu menggunakan alatan untuk mengurangkan beban pentadbiran yang berulang dan rutin.
Dengan cara itu, mereka boleh memberi tumpuan untuk membantu pelanggan apabila usaha manusia diperlukan.
Kesimpulan
Mengautomasikan proses perniagaan bukan saja dapat meningkatkan produktiviti malah meningkatkan pengalaman pengguna khususnya dari aspek penghantaran produk.
Demikianlah informasi lengkap yang mengulas tentang mengautomasikan proses-proses dalam perniagaan.
Untuk membangun perniagaan yang efisien dan konsisten memang tidak mudah.
Namun, bagi orang yang bertekad dan konsisten boleh menjadi mudah apa lagi kalau kita tahu caranya.
Dapatkan lebih maklumat dari Pakar-pakar perniagaan bertaraf dunia dengan mengklik link Forbes.
